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Mardi, 23 Janvier 2018

  •   Abdelkader Zahar
  • mercredi 4 septembre 2013 05:00

A NCA Rouiba, le cout de l’investissement DSI s’est transformé en centre de gains

L’introduction de nouveaux outils comme les terminaux à main améliore la gestion

 

Les coûts engendrés par la fonction Système d’Information (SI) d’une entreprise se transforment très souvent en importants gains. A NCA Rouiba, l’intégration d’un SI a permis d’automatiser des tâches, de gagner du temps et de sécuriser les données. Explications…

 

Un silence quasi total règne dans les locaux de la direction des Systèmes d’information de NCA Rouiba. Quatre personnes, chacune derrière un ordinateur, supervisent le fonctionnement du système et le flux des données qui y transitent. A leur tête, Hakim Benayad, le directeur systèmes d’information (DSI) de la société. C’est lui qui s’occupe des orientations stratégiques du schéma directeur informatique  et les plannings de mise en œuvre en collaboration avec les autres services de l’entreprise. Chaque matin, dès qu’il arrive à son bureau, il commence par faire un "check-up" de l’ensemble des fonctions et des éléments de son système. Une autre personne s’occupe du "helpdesk" et "prend en charge la maintenance et autres problèmes techniques pouvant survenir sur les machines (imprimantes…) et les logiciels". Une troisième composante du DSI de NCA Rouiba, désignée par "chef de projet des terminaux à main" (PDA) "gestion de la flotte de vente directe" et administration des applications de gestion. C’est à elle qu’est dédiée la supervision de logiciel  management et de gestion de qualité, et celui de la "pointeuse". Parmi les missions du chef de projet PDA, devenu "administrateur de gestion des applications" : "s’assurer du maintien à jour de la base de données", de la "remontée périodique des données" à partir des terminaux mobiles, suivre le "bon déroulement du processus de transfert des données" entre deux logiciels, et "s’assurer des sauvegardes permanentes" de ces données, explique Hakim Benayad. Dans la gestion des terminaux à main il est aussi question de "maintenance des équipements" et de "formation des nouvelles recrues". Une quatrième personne prend en charge  " l’administration ERP (Enterprise Resource Planning) et BI (Business Intelligence - outil d’aide à la décision) ".

Sur le terrain des opérations

Lorsqu’un vendeur "émet une demande de chargement" de produits Rouiba, la requête "atterrit directement chez le superviseur" à qui "il appartient de valider", soit en l’acceptant ou en la modifiant. Une fois l’information validée, elle est transférée vers les stocks (magasin) pour qu’une "opération de déplacement des stocks" soit déclenchée pour permettre la livraison de la marchandise vers le camion. "Le lendemain, le vendeur vérifie si les quantités chargées sont les mêmes que celles portées sur le terminal. Il passe ensuite au contrôleur, où il doit porter sur un autre terminal les quantités chargées (qu’il a vérifiées auparavant). Le décompte "quantité chargée" moins "quantité commandée" doit être nul", explique M. Benayad. Une fois la livraison effectuée et la facturation établie sur le terminal à main, le vendeur fait son bilan en fin de journée. La facturation, équivalente à la quantité chargée moins la quantité retournée, étant automatisée,  permet d’avoir un aperçu heure par heure des quantités vendues. "Il n’est plus besoin, comme avant, de saisir les factures tous les jours. Cette fonction a été automatisée et permet d’être à jour, mais surtout d’éviter les erreurs de saisie. Nous avons une information précise et quotidienne sur notre chiffre d’affaires", ajoute le DSI. Ce système a remplacé la vieille méthode de saisie manuelle des données à partir des souches des factures déposées par les dizaines de livreurs une fois rentrés de leurs déplacements. La saisie se faisait généralement le lendemain, avec son lot d’erreurs et de vérifications. "On avait l’information plusieurs jours après. Contrairement à maintenant, où il est possible de corriger une erreur le jour même de l’opération". Ce système permet aussi de garder une traçabilité totale des intrants, des produits, des stocks, et des livraisons de NCA Rouiba.

Un œil permanent sur la sécurité

Dans la continuité de la modernisation, la société met en place actuellement une "solution de merchandising" pour faciliter la saisie et le transfert des données des merchandiseurs vers l’interface ERP, ceci pour "permettre à l’information d’être consultée dans les délais", car dans l’ancien système "elle met une semaine avant d’être saisie et enregistrée et, par conséquent, devient caduque". Loin d’être une entrave, le coût équipement SI se transforme, grâce aux avantages multiples des nouvelles technologies, en un centre de gain. "Pour NCA Rouiba, ce qui importe de plus c’est la disponibilité de l’information le jour même, et la prise de décision au bon moment", affirme notre interlocuteur. "Si l’information n’est disponible qu’une semaine plus tard, et qu’il va falloir aussi la vérifier, la décision risque d’être inadéquate ou de ne pas répondre aux besoins réels", affirme encore le DSI de la société. Avec la nouvelle architecture SI mise en place depuis quelques années, c’est l’ensemble des fonctions de l’entreprise (vente, production, stocks, ressources humaines, comptabilité…) qui sont liés. La partie système et réseau est sous-traitée à d’autres entreprises. Quatre fois par mois, un représentant d’une société informatique est appelé à travailler sur place, chez NCA Rouiba, pour "tout ce qui est gestion de la plateforme". La partie gestion du "pare-feu" a été confiée à une autre entité. Par ailleurs, NCA Rouiba dispose d'une connexion Internet redondante, qui permet de basculer une autre ligne en cas de chute de celle utilisée.

La société utilise également le logiciel open-source de "Gestion libre du parc informatique" (GPLI). Un logiciel antivirus  est installé sur les serveurs de la plateforme informatique de NCA Rouiba. L’avantage de ce logiciel, tel que décrit par M. Benayad, est de permettre de connaître en temps réel le nombre de virus qui ont fait leur apparition, leurs sites d’origine, leurs éditeurs… etc. "Lorsqu’un virus est signalé et bloqué par le logiciel, on peut savoir de quel poste il a été introduit. Nous nous sommes rendu compte que les flash-disques représentent un vecteur très important de la diffusion des virus et autres malwares informatiques. D’ailleurs, nous sommes entrain de mettre en œuvre une politique de sécurité qui permettra de supprimer le recours aux flash-disques", ajoute notre interlocuteur. La composante de la DSI de NCA Rouiba a évolué avec le temps, explique Hakim Benayad. Des fonctions sont venues s’ajouter à l’architecture de cette direction, "au fur et à mesure des besoins, mais également des projets de modernisation de la gestion de l’entreprise". "Mon rôle c’est justement de faire des projections pour une plus grande sécurité et efficacité dans la gestion du système d’information » conclu notre interlocuteur.

 

 


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